不動産業では、さまざまな書類の作成が日々行われています。
最近では、ワードやエクセルを使用して書類を作ることが普通であるため、どの会社でも書類作成時の漢字使用等について、作成者ごとにばらつきが出てしまう傾向にあるようです。
最悪の場合、どんな言葉でも漢字に変換できるものは漢字に変換し、ひどく読みづらい文章にしてしまう人もいます。
この書類作成ルールなのですが、一人で仕事をしている分には、あまり問題になることはありません。
ただし、人を採用したとたんに、契約書等の文書の表現に少しずつズレが生じてきます。
ちなみに、会社によっては、書類作成にあたって、独自のルールを設けているところもあるようです。
規模の大きな会社であれば、独自のルールを作ることもありだと思います。
ですが、少人数の会社では、書類の作成ルールを気にすることよりも、もっと優先すべきことがあります。
したがって、少人数の会社では、書類作成ルールについて検討する時間は最小にしなければなりません。
小規模の会社の書類作成ルールは、以下に記載する方法を採用するようにしましょう。
まず、理解しておかなければならないことですが、不動産業において作成される文書の多くが法律文書だということです。
したがって、法律の記載方法や、役所で作成される文書（公用文）の記載方法や、漢字を使用すれば良いということになります
では、具体的に何を参考にするのか。
それは、次の書類を使用すると良いでしょう。
・公用文における漢字使用等について
・法令における漢字使用等について
これらの書類はインターネットで検索すれば出てきますので、これらの書類を参考にしながら、社内で「原則として、公用文の作成ルールに則って書類作成を行う」と宣言すれば十分です。
ちなみに、「原則として」というのがポイントで、厳密にしすぎる必要はありません。
文書の作成者ごとにばらばらになってしまうのは、漢字の使用方法であることがほとんどですので、それが整えば、作成者によって文書の表現が異なるということが激減します。
また、文書作成方法というのは、統一させるとだけで「社員の文書作成に対する意識」が変わってくるものです。
そして、そのうち余裕ができたら、必要に応じて、公用文から離れて、会社独自の文書作成ルールを設けても良いです。
今日から始められる方法ですので、ぜひ試してみてください。
